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nilaplan übernimmt die laufende monatliche Buchführung mit Kontierung und Verbuchung der Praxiszahlen und der Zahlen des Privatbereichs. Die Einrichtung der Buchführung und die Festlegung des Kontenplans erfolgt entweder durch den Auftraggeber selbst, seinen Steuerberater oder in Abstimmung mit dem Auftraggeber durch einen von nilaplan beauftragten Steuerberater. Um eine reibungslose Bearbeitung gewährleisten zu können, stellt der Arzt nilaplan alle erforderlichen Unter-lagen und Informationen zur Verfügung.

nilaplan wertet die ermittelten betriebswirtschaftlichen Kennzahlen der Praxis sowie die Zahlen aus dem Bereich der Geldverwendungsrechnung aus und bereitet sie für den Arzt in verständlichen Übersichten auf. Er wird damit laufend über die finanzielle und wirtschaftliche Entwicklung seiner Praxis sowie über die finanzielle Entwicklung in seinem Privatbereich informiert.

Im Einzelnen erstellt nilaplan für den Arzt monatlich folgende Unterlagen, die auf Wunsch des Auftraggebers erläutert werden:
1. Monatliche finanzwirtschaftliche Auswertung mit:
  • Auflistung der Einnahmen und Ausgaben des abgelaufenen Monats im Praxisbereich
  • Kumulierte Auflistung der Einnahmen und Ausgaben des laufenden Jahres im Praxisbereich
  • Vergleich der laufend ermittelten Zahlen mit denen des Vorjahres bzw. der Planung
  • Aufzeigen der Kostenstruktur der Praxis und deren Veränderungen (interner Praxisvergleich)
  • Gegenüberstellung der Kostenstruktur vergleichbarer Praxen (externer Praxisvergleich)
  • Darstellung der durchgeführten Neuinvestitionen, der Neuaufnahme beziehungsweise der Tilgung von Darlehen.
  • Ermittlung des verfügbaren Geldes und der Geldverwendung (Liquiditätsrechnung) mit:
      - Ermittlung der Zahlen aus den Bereichen: Sonderausgaben/Versicherungen, priva-tes Wohnen, private Steuern, Kapitalanlagen und Ausgaben zur Lebensführung
      - Vergleich der Zahlen des Privatbereichs mit denen des Vorjahres bzw. der Planung und Aufzeigen der Abweichungen und Veränderungen
      - Laufende Ermittlung der Veränderungen der Bankkonten- und Kassenbestände
2. Monatliche Einzelnachweise der benutzten Konten mit:
  • Ermittlung und Ausweis der laufenden Monatszahlungen
  • Ermittlung und Ausweis der entsprechenden Monatszahlen des Vorjahres
  • Ermittlung und Ausweis der aufgelaufenen Zahlen des Jahres
  • Ermittlung und Ausweis der entsprechende Zahlen des Vorjahres
  • Ermittlung und Ausweis der Abweichungen gegenüber dem Vorjahr in EUR und Prozent
3. Lohnbuchführung und Personalabrechnung
nilaplan übernimmt die laufende Gehaltsabrechnung einschließlich besonderer Abrechnungen nach dem Mutterschutzgesetz und dem Lohnfortzahlungsgesetz und stellt im Rahmen ihrer Tätigkeit die erforderlichen Lohnsteueranmeldungen und die Beitragsnachweisungen für die Sozialversicherungsträger zur Verfügung. Alle für eine rationelle Personalabrechnung erforderlichen Hilfsmittel (Vertragsmuster, Urlaubs-/Fehlkarten, Tarifverträge, etc.) werden dem Arzt von nilaplan angeboten. Ferner informiert nilaplan den Arzt über Änderungen der Tarifverträge.

Die Abrechnung des Gehaltes erfolgt nach Rücksprache mit dem Arzt entweder zur Monatsmitte oder am Monatsende.
4. Gemeinschaftspraxis
Bei der Buchung von Gemeinschaftspraxen werden unterschiedliche finanzwirtschaftliche Auswer­tungen für die Gemeinschaftspraxis und die einzelnen Gesellschafter erstellt.

4.1 Auswertung der Gemeinschaftspraxis
Die Auswertung entspricht im Praxisbereich der finanzwirtschaftlichen Auswertung für die Einzelpraxis. Im Bereich der Geldverwendungsrechnung wird monatlich ausgewiesen:
  • das verfügbare Geld der Gemeinschaftspraxis
  • die Entnahmen der einzelnen Gesellschafter
  • der Anspruch der einzelnen Gesellschafter gegenüber der Gemeinschaftspraxis
  • Guthaben bzw. Schuld der Gesellschafter gegenüber der Gemeinschaftspraxis
  • Laufende Ermittlung der Veränderungen der Bankkonten- und Kassenbestände.
Damit ist die für die Gemeinschaftspraxis besonders wichtige jederzeitige Transparenz der Geldverwendung zwischen den einzelnen Gesellschaftern sichergestellt und gleichzeitig die Voraussetzung für Ausgleichsberechnungen bei unterschiedlichen Entnahmen der einzelnen Gesellschafter geschaffen.

4.1 Auswertung für den Einzelgesellschafter
Die Auswertung enthält im Praxisbereich den Praxisanteil des Gesellschafters an der Gemeinschaftspraxis sowie alle Sonderbetriebseinnahmen und -ausgaben, d.h. alle Zahlungen, die zwar betrieblich veranlaßt, jedoch nicht von der Gemeinschaftspraxis, sondern vom einzelnen Gesell­schafter zu zahlen sind.

In der Geldverwendungsrechnung des Einzelgesellschafters wird der Geldeingang aus der Ge­meinschaftspraxis, vermehrt bzw. vermindert durch Sonderbetriebseinnahmen und -ausgaben, und damit das insgesamt verfügbare Geld des Einzelgesellschafters ausgewiesen. Analog zur Auswer­tung für die Einzelpraxis wird eine Geldverwendungsrechnung für den Privatbereich erstellt und die Kontenentwicklung des Einzelgesellschafters sowie das Guthaben bzw. die Schuld gegenüber der Gemeinschaftspraxis ausgewiesen.

Sowohl für die Gemeinschaftspraxis als auch für den Einzelgesellschafter werden monatliche Einzelnachweise der benutzten Konten entsprechend Ziffer 1.2 erstellt.
5. Immobilienobjekte
nilaplan übernimmt auf Wunsch die gesonderte Verbuchung aller Zahlungen im Zusammenhang mit vermieteten Objekten. Die einzelnen Beträge werden dabei besonderen Buchhaltungskonten so zugeordnet, daß der Eigentümer jederzeit einen Überblick über die mit dem Objekt verbundenen Einnahmen und Ausgaben erhält und gleichzeitig die Voraussetzungen für eine rationelle Weiter­verarbeitung der Daten für steuerliche Zwecke erfüllt sind. Die gebuchten Beträge werden in der Geldverwendungsrechnung berücksichtigt.
6. Ablagesystem/Ordner-Grundausstattung
Mit der Übernahme der Buchführung und Personalabrechnung erfolgt eine ausführliche Einweisung in das rationelle nilaplan-Ablagesystem mit Hinweisen für die Führung der Bankkonten und die Abwicklung des gesamten Zahlungsverkehrs. Der Arzt erhält dazu eine Grundausstattung an Ordnern für Bankkonten, Praxiskasse, Personal, Steuern, Versicherungen, etc. mit entsprechenden arz­tspezifischen Registern.

Gleichzeitig erfolgt eine Erfassung aller für die Buchführung relevanten Daten aus dem Praxis- und Privatbereich (Finanzierung, Versicherungen, Kapitalanlagen, etc.).
7. Besonderheiten bei Neuniederlassung/Praxisübernahme
Bei einer von nilaplan erstellten Niederlassungs- bzw. Praxisübernahmeplanung werden die Plandaten aus den Bereichen Praxis und Privat in die finanzwirtschaftliche Auswertung übernommen und den IST-Zahlen der laufenden Buchführung gegenübergestellt. Die Abweichungen der IST-Zahlen gegenüber den Planzahlen werden in EUR und Prozent monatlich ausgewiesen. Ist die Praxis älter als zwei Jahre, treten an die Stelle der Planzahlen die Vorjahreswerte. Dies ermöglicht eine laufende Kontrolle der Praxisentwicklung und gestattet rechtzeitige Anpassungen.
8. Begleitende wirtschaftliche Beratung und Betreuung
Aus den laufenden Praxis-Auswertungen erkennt der Arzt seinen wirtschaftlichen Standort. Die begleitende Beratung und Betreuung durch nilaplan bringt unverzichtbare Planungssicherheit und Hintergrundinformationen.
  • Gleich zu Beginn der Zusammenarbeit: Erarbeitung eines betriebswirtschaftlichen Gesamtkonzeptes, individuell abgestimmt auf die Praxis und unter Berücksichtigung der persönlichen Vermögenslage des Arztes
  • Laufende persönliche Gespräche über die Entwicklung der Praxis sowie Erläuterungen zu den aus der laufenden Buchführung ermittelten Zahlen
  • Einzelanalyse für Investitionsentscheidungen
  • Regelmäßige schriftliche Mandanteninformationen
  • Ständige Kostenüberwachung zur Optimierung des Praxisergebnisses
  • Zukunftsorientierte Liquiditätsanalysen
9. Einschaltung von Dritten bei der Beratung
Sollten bei der Beratung und Betreuung auf Wunsch des Auftraggebers Dritte hinzugezogen oder mit Aufgaben betraut werden, gehen die damit verbundenen Kosten zu Lasten des Auftraggebers.
10. Einzelpraxen
Für die Leistungen gemäß 2. erhält nilaplan grundsätzlich eine monatlich zahlbare Vergütung, die sich nach den Gesamteinnahmen der Praxis des Kalenderjahres bemisst. Sie beträgt bei:
Einnahmen bis Gebühr mtl. Einnahmen bis mtl. Gebühr
100.000,— 115,— 300.000,— 205,—
125.000,— 125,— 350.000,— 225,—
150.000,— 145,— 400.000,— 240,—
200.000,— 165,— 450.000,— 255,—
250.000,— 185,— 500.000,— 270,—
über 500.000,— je 50.000,— + 15,—
alle Angaben in EUR

Bei Zahnarztpraxen werden die Einnahmen um die Kosten des Fremdlabors gekürzt.
11. Personalabrechnung für Einzel- und Gemeinschaftspraxen
Für die Leistungen gemäß Punkt 2 erhält nilaplan eine Vergütung, die sich nach der Anzahl der monatlich abgerechneten Arbeitnehmer richtet und EUR 12,00 je Arbeitnehmer und Monat beträgt. Bei einer Korrektur der Abrechnung (Rückrechnung), die der Arzt zu vertreten hat, ist je eine zusätzliche Vergütung von EUR 12,00 zu zahlen. Eine Rückrechnung kann vermieden werden, wenn der Arzt nilaplan rechtzeitig über eine Änderung der Gehaltsabrechnung informiert (Höhe des Bruttogehaltes, zusätzliche Leistungen wie Kittelgeld, Fahrgeld oder Bezahlung von Überstunden). Für die rechtzeitige Mitteilung hat der Arzt die Möglichkeit, nilaplan außerhalb der üblichen Bürozeiten über Anrufbeantworter, Fax oder E-Mail zu informieren.

Für die erstmalige Erfassung eines Arbeitnehmers (vollständige Datenaufnahme) ist eine einmalige Zahlung in Höhe von EUR 10,00 je Arbeitnehmer zu leisten.
12. Gemeinschaftspraxen
Bei Gemeinschaftspraxen bezieht sich die Vergütung für die laufende Buchführung auf die Verbuchung der Zahlen der Gemeinschaftspraxis und die Erstellung monatlicher Finanzwirtschaftlicher Auswertungen sowie die Erstellung von monatlichen Aufstellungen der Einzelkonten der Gemeinschaftspraxis gemäß Punkt 4.1. Die Höhe der Vergütung richtet sich nach den Gesamteinnahmen der Gemeinschaftspraxis des Kalenderjahres (siehe Tabelle unter 10.).

Für die Verbuchung der Sonderbetriebskosten und des Privatbereiches der Einzelgesellschafter einer Gemeinschaftspraxis, einschließlich Erstellung Finanzwirtschaftlicher Auswertungen und Auf­stellung der Einzelkonten der einzelnen Gesellschafter gemäß Punkt 4.2. erhält nilaplan je Gesellschafter eine monatliche Vergütung von EUR 80,00.
13. Praxisgemeinschaften
Grundsätzlich wird die Finanz- und Personalbuchführung der Ärzte, die einer Praxisgemeinschaft angehören, wie die einer Einzelpraxis behandelt, daher auch so in Rechnung gestellt (vgl. 10. und 11.). Falls für die Praxisgemeinschaft eine gesonderte Buchführung erstellt werden sollte, wird die Abrechnung nach der Gebührentabelle unter Punkt 10 erfolgen, wobei dann anstelle der Einnahmen die Ausgaben der Praxisgemeinschaft zugrunde gelegt werden. Mindestens wird ein Betrag von monatlich EUR 130,— in Rechnung gestellt.
14. Apparategemeinschaften
Die Apparategemeinschaft wird wie folgt abgerechnet:
  • Erstellung der Finanzbuchhaltung: Monatliche Pauschale EUR 130,-
  • Erstellung der Personalbuchführung siehe 11.
15. Vermietete Immobilien
Für die laufende Buchung der Zahlungen im Zusammenhang mit vermieteten Immobilienobjekten (vgl. Punkt 13) erhält nilaplan folgende Vergütung:

Monatlicher Grundbetrag pro Immobilie: EUR 15,00 + Pauschale pro Wohn- und Gewerbeeinheit EUR 5,00. Die Erfassung der vom Arzt selbst genutzten Wohnung/Praxis wird nicht gesondert berechnet.
16. Porto- und Telefonpauschale
Für Porto, Telefon und Büromaterial wird dem Auftraggeber pro gebuchten Monat eine Pauschale in Höhe von EUR 15,00 in Rechnung gestellt.
17. Sonderarbeiten
Für überdurchschnittlichen Aufwand und Sortierarbeiten bei wiederholter Einreichung nicht vorsortierter Buchhaltungsbelege werden pro Monat EUR 40,— ; für die Beteuung bei Prüfungen der Lohnsteuer von Seiten des Finanzamts und/oder Sozialversicherungsträger in unserem Hause werden EUR 50,— pro Stunde in Rechnung gestellt. Die Erfassung von Umsatz- und Vorsteuer in Ihrer Buchhaltung bei umsatzsteuerpflichtigen Umsätzen berechnen wir mit monatlich EUR 20,00.
18. Vorlaufkosten der Praxis
Die dem Arzt vor der Eröffnung seiner Praxis entstandenen Aufwendungen (sog. Vorlaufkosten) werden ebenfalls erfasst und gebucht. Die einmalige Vergütung beträgt EUR 130,— bei der Einzelpraxis; bei der Gemeinschaftspraxis werden EUR 130,— und für jeden Einzelgesellschafter EUR 50,— pauschal in Rechnung gestellt; bei der Praxisgemeinschaft und Apparategemeinschaft beläuft sich die einmalige Vergütung auf EUR 80,—.
19. Nachbuchungen
Falls die Finanzbuchhaltung für ein abgelaufenes Kalenderjahr nachträglich zu erstellen ist, wird der damit verbundene Aufwand nach Vereinbarung in Rechnung gestellt. Die nachträgliche Erstellung der Personalbuchführung wird mit der unter Punkt 11 festgelegten Vergütung in Rechnung gestellt.
20. Betriebswirtschaftliche Beratung
Beratungsleistungen, die über die in Punkt 7 beschriebenen Leistungen oder erheblich über den üblichen Rahmen hinaus gehen, werden nach vorheriger Absprache auf der Basis eines Stundensatzes von EUR 95,— abgerechnet.
21. Einmalige Übernahmekosten
Für den mit der Übernahme der Finanz- und Personalbuchführung verbundenen einmaligen Auf­wand stellt nilaplan ein Honorar in Rechnung, das sich nach dem tatsächlich erbrachten Zeitauf­wand bemisst. Es beträgt je Stunde EUR 95,—, maximal jedoch EUR 950,—. Fahrzeiten werden nicht berücksichtigt. Die dem Arzt zur Verfügung gestellte Ordner-Grundausstattung ist in diesem Honorar enthalten.
22. Gesetzliche Umsatzsteuer
Neben den o.g. Gebühren und Honoraren ist die jeweilige gesetzliche Umsatzsteuer, z.Z. 19%, zu zahlen.
23. Zahlungsweise
nilaplan erhält monatlich auf die Jahresendabrechnung eine Abschlagszahlung, die sich nach der Höhe des Umsatzes sowie der abzurechnenden Gehälter bemisst. Nach Erfassung der Dezember-Belege erhält der Auftraggeber die Endabrechnung.